Birocratia dauneaza grav eficientei

Alin (39 de ani), sef de birou in cadrul sucursalei bucurestene a unei companii americane, nici macar nu-si mai aminteste cand a luat ultima decizie fara sa-si consulte superiorii si fara sa astepte zile bune un raspuns de la ei. „Cand m-au promovat in postul asta mi-au spus ca am libertate totala de miscare. Cred ca se refereau la cum o sa-mi organizez agendele si post-it-urile pe birou“, glumeste amar barbatul.

„Mi-am dat seama imediat cum merg lucrurile pe aici cand am semnat fisa postului in care erau insirate zeci de atributii, foarte pompos denumite, dar care nu presupuneau, in esenta, niciun nivel decizional. Sunt legat de maini si de picioare chiar si cand vine vorba de aprobarea unei deplasari la Ploiesti, ca sa dau un exemplu de cheltuiala minima pe care la nivelul asta, in mod normal, ar trebui s-o semnez cu ochii inchisi“, povesteste seful de birou.

Politica firmei: comunicarea in scris

Cum nu i-a lasat niciun pic de spatiu de manevra, conducerea firmei s-a hotarat sa se „revanseze“ fata de Alin si i-a intocmit o lista intreaga de formulare pe care trebuie sa le completeze zilnic, saptamanal, lunar, trimestrial, la fiecare sfarsit de semestru, la final de an calendaristic si la final de an fiscal.

Pentru un toner de imprimanta si patru topuri de hartie, Alin spune ca a fost nevoit sa trimita acelasi memo la biroul administrativ, la cel de IT si la secretariatul unuia dintre directori. Pentru evaluarile finale trebuie sa completeze cate un formular de opt pagini pentru fiecare dintre cei 15 subalterni ai sai, sa scrie o analiza si un raport de activitate pentru intreg departamentul.

„La o intalnire la nivel de sefi de birou ni s-a comunicat ca putem sa completam si rubricile destinate «recomandarilor», dar ca asta e asa, o formalitate. Oricum, promovarile le fac sefii cei mari, iar tu esti ultimul care afla ce se intampla in departamentul pe care, cel putin teortetic, il conduci“, explica Alin.

Omul recunoaste ca, la randu-i, se comporta la fel cu subordonatii. Le da sarcinile in scris, prin mail sau memouri pe hartie, le cere sa faca rapoarte in scris etc. „Ca sa fim toti acoperiti. Daca asta e politica firmei, n-ai ce face.“

Contracte ratate

Birocratia excesiva din exemplul anterior poate creea situatii de-a dreptul hilare, spune Petre Nicolae, director general al companiei de training si consultanta CBC Romania. „Am intalnit o situatie similara intr-o companie romaneasca, cu filiale in mai multe tari si cu o conducere bicefala - deciziile importante apartineau fie actionarului majoritar, fie directorului general. Pentru aprobarea unui decont de o anumita suma trebuia sa ceri aprobare de la directorul regional, de la directorul national si de la directorul financiar. iti venea sa plangi pana primeai acordul“, povesteste seful CBC.

Un alt caz intalnit de Petre Nicolae este cel al unui mare dealer auto. „Persoana care se ocupa de vanzari pe o regiune a primit o cerere din partea unui client care voia sa cumpere 100 de autoutilitare. Clientul voia sa stie si de ce discount va beneficia la tranzactie. Cum nici directorul de sucursala, nici cel zonal nu puteau lua decizia, solicitarea a ajuns la directorului national si ulterior, la directorul pe Europa. Dupa vreo saptamana, cand i-au comunicat si clientului decizia, era prea tarziu. Batuse palma cu alt dealer.“

Un rau necesar

Birocratia se caracterizeaza prin existenta unei ierarhii, prin reguli scrise si regulamente, care tind uneori sa devina scopuri in sine, in loc sa fie considerate mijloace.

„Birocratia devine excesiva cand cei care conduc nu au nici cele mai elementare notiuni de management organizational, cand antreprenorul - omul cu banii - nu lasa nici cele mai neimportante decizii pe seama managerilor, dorind sa arate ca totul in companie depinde de el“, atrage atentia Petre Nicolae.

Specialistii in resurse umane se raporteaza la birocratie ca la „un rau necesar“. „Memourile trimise intre departamente consolideaza discutia verbala ce a avut loc anterior, iar subalternul primeste astfel confirmarea ca trebuie sa faca un anumit lucru“, explica Daniela Necefor, managing partner la firma de consultanta in resurse umane Total Business Solutions (TBS).

Timp de reactie

Cel mai mare dezavantaj al birocratiei il reprezinta timpul pierdut, mai spune Necefor. Reprezentantul TBS lamureste si suparatoarea asteptare a hartiilor care nu mai vin de la semnat.

„Daca sunt depuse la mapa, cereri precum cea de concediu de odihna sau concediu medical trebuie semnate in aceeasi zi. Pentru hartii care se refera la cifre, la bugete, nu ar trebui sa se astepte mai mult de o saptamana.“ Alti specialisti vorbesc de raspunsuri de principiu date in cel mult 24 de ore de la formularea solicitarii, chiar daca hartiile oficiale ajung la destinatie in cateva zile.

Rapoartele ucid creativitatea

Jurnalistul american Roy Rowan scrie in cartea sa „The Intuitive Manager“ („Managerul cu intuitie“, in trad.) ca „rapoartele sugruma creativitatea“ „Managerii cu intuitie procedeaza ca imparatului Napoleon, care arunca la gunoi toate rapoartele scrise de generalii sai, spunand ca pana au ajuns la el hartiile a auzit deja noutatile importante“, scrie Rowan.

Alti analisti americani vorbesc despre experimente care au dat roade in privinta eficientei. Un manager a economisit bani ridicand de opt ori plafonul sumelor pe care inginerii puteau sa le chletuiasca fara aprobare. Daca anterior deciziei ei cautau solutii sa cheltuiasca de cat mai multe ori plafonul, dupa, se gandeau si de zece ori daca sa semneze pentru un decont.

O povara in plus pentru angajati

Pentru angajati, birocratia inseamna o investitie mai mare de timp in realizarea procedurilor si a hartiilor decat in exercitarea efectiva a profesiei. Astfel, daca nu sunt folosite cu scopul de a organiza, de a eficientiza munca, ierarhiile si procedurile pot deveni un instrument de presiune, spun psihologii.

„Angajatii se trezesc la sfarsitul unei zile de lucru ca si-au petrecut 90% din timp facand situatii, rapoarte, hartii - de multe ori acelasi raport, dar scris altfel pentru doi sefi diferiti care stau in acelasi birou. O evidenta a activitatii este necesara in orice domeniu, dar cand activitatea unui angajat reprezinta peste 50% birocratie si restul profesie este o problema“, crede psihoterapeutul Elisabeta Ilie.

Pe de alta parte, pentru angajator tot acest aparat birocratic e „o modalitate de control a activitatii celorlalti, dar si un mod de a evidentia activitatile desfasurate“.

Printre dezavantajele birocratiei corporatiste psihoterapeutul identifica oboseala psihica (distragerea atentiei de la profesie; epuizarea resurselor in efectuarea rapoartelor, de foarte multe ori cerute inutil), dar si un sentiment de neputinta. „Sunt foarte multi profesionisti care-si fac foarte bine meseria, dar care sunt extrem de stangaci la intocmirea unor situatii“.

Ce e scris ramane

Daca privim partea plina a paharului vom vedea insa si avantajele birocratiei din firme. Printre acestea psihoterapeutul Elisabeta Ilie identifica organizarea, evidenta activitatii, linistea - „fie pot dovedi oricand ca mi-am facut treaba (in cazul angajatului), fie pot controla activitatea celorlalti, starea companiei, am acces la informatie (angajatorul)“. Specialistul in comportament uman vorbeste si despre un anumit confort care se instaleaza in relatiile cu ceilalti colegi, pe principiul „nu-ti cer o situatie pentru ca vreau eu, ci pentru ca asta e regula“.

Avem nevoie de reguli scrise, spun psihologii, pentru responsabilizarea angajatului, pentru stabilirea unui limbaj comun intre acesta si angajator, pentru eficientizarea transmiterii informatiilor - toata lumea are acces permanent la regulile scrise, le poate citi ori de cate ori este nevoie.

De ce nu se merge pe incredere nici macar intre colegii situati pe acelasi nivel ierarhic? „Din cauza ca intervine uitarea sau se pot amesteca informatiile, dar si din cauza ca unii oamenii nu sunt de incredere. Vorbele zboara, in timp ce ceea ce e scris ramane“, spune Elisabeta Ilie.

Profit sau birocratie?

Pentru sociologul Max Weber (1864-1920) „birocratie perfecta“ era modul de organizare in care puterea se bazeaza pe competenta si nu pe traditie sau pe forta. Birocratia lui Weber era aplicabila intreprinderilor economice orientate spre profit. in 1944, Ludwig von Mises (1881-1973) a facut o distinctie clara intre managementul profitului si cel al birocratiei.

Sursa online Adevarul: Birocratia dauneaza grav eficientei

<< inapoi